[21년 7월 칼럼] 프로그램관리 방법으로 경영관리분야 성과 창출
1. 서론
우리나라에서 프로젝트 관리, 사업관리 또는 프로젝트 관리(Project Management)라는 용어는 매우 익숙하고 관련 자격증 취득자도 많으며, 실무에 활용도 다양하게 이루어지고 있다. 그러나, 프로그램 관리(Program Management)라는 용어는 그렇게 자주 언급되지 않으며 관심도 적은 편이다. 프로그램관리 전문가 자격증 취득자도 매우 적은 것으로 알고 있다.
우리나라에서 프로그램관리는 종합사업관리(Program Management)라는 용어로 주로 대형건설사업에서 활용되고 있다. 외국에서는 대형건설사업뿐만 아니라 경영관리 분야에서도 빠르게 변화하는 글로벌 환경에서 비즈니스의 성과를 창출하기 위해 다양하게 활용되고 있다. 그러나 우리나라에서는 경영관리 분야에 프로그램관리 기법을 적용한 사례는 찾아보기 어렵다.
필자는 대학과 공공기관의 비전과 전략, 정부재정지원사업 및 기관운영계획 성과관리 등의 경영 컨설팅을 하면서 프로그램관리 방법론의 필요성을 느껴왔다. 예를 들어 대학의 정부재정지원사업과 공공기관의 기관운영평가사업 등에 많은 자원이 투입됨에도 프로그램 수준의 체계적인 관리가 이루어지지 않아 단위 과제의 산출물(outputs)들이 조직의 전략과 연계된 종합적인 성과로 이어지지 못하는 경우가 있다.
본 PM 칼럼에서는 프로그램관리란 무엇인지? 대표적인 프로그램관리 방법과 적용사례에 대해 살펴보고, 공공기관의 기관운영계획 사례 등을 통해 경영관리 분야에서의 프로그램관리 기법 적용 가능성에 대해 탐색해 보고자 한다.
2. 프로그램관리란?
프로그램관리가 무엇인지 이해하기 위해서는 먼저 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오의 관계를 이해할 필요가 있다. PMI의 프로그램관리 표준서[1]에 의하면 포트폴리오, 프로그램 및 프로젝트 간의 관계를 다음과 같이 정의하고 있다(그림 1 참조).
○ 포트폴리오란 전략 목표를 달성하기 위해 하나의 그룹으로 관리되는 프로젝트, 프로그램, 하위 포트폴리오 및 운영업무들의 집합이다.
○ 프로그램은 개별적으로 관리해서는 실현되지 않는 편익을 달성하기 위해 통합적인 방식으로 관리되는 다양한 관련 프로젝트, 하위 프로그램 및 프로그램 활동들로 구성된다.
○ 프로젝트는 고유한 제품, 서비스 또는 결과를 산출하기 위해 수행하는 한시적인 노력이다
한편, 영국 AXELOS의 MSP에서는 프로그램은 “하나 이상의 조직에 대한 이익의 성과(outcomes of benefit)를 점진적으로 달성하기 위해 상호 관련된 여러 프로젝트 및 기타 작업을 이끌도록 설계된 임시 구조이다”라고 정의하고 있다[2].
프로젝트와 프로그램의 차이를 비교하여 쉽게 설명하면 프로젝트는 단위 프로젝트의 산출물(outputs)에 중점을 두는 반면, 프로그램은 성과(outcome)와 이익/혜택(benefit)에 중점을 둔다고 할 수 있다. 즉, 프로젝트 관리는 새로운 기능을 정의하고 제공하는데 사용되는 반면에 프로그램관리는 조직의 경계를 넘어 이익의 결과를 제공하는 관련된 여러 프로젝트 및 기타 작업을 결합하는 접근방식으로 추진된다. 따라서, 프로그램 관리자는 일반적으로 해당 프로그램에 기여하는 프로젝트 간 상호 의존관계를 조율하는데 집중하는 반면, 프로젝트 관리자는 내부 프로젝트 활동을 관리하는 데 주력한다.
3. 프로그램관리 방법(PgMP vs MSP)
3.1 PgMP: PMI 프로그램관리 표준서(The Standard for Program Management)
현재 대표적인 프로그램관리 자격증은 미국 PMI의 PgMP와 영국 AXELOS의 MSP이다.
PMI 프로그램관리 표준서(4판)는 1판에서부터 2판, 3판, 4판에 이르기까지 그 내용이 수정되고 업데이트되면서 PMBOK guide의 배치와 형식을 준용하여 프로세스 그룹과 지식영역 대신에 프로그램 생애주기 단계와 프로그램 활동을 연계하는 표준서의 구조를 사용하고 있다. 관련 자격증은 PMI에서 인증하는 프로그램관리 전문가(Program Management Professional:PgMP)이다. 응시자격 조건은 PMP 및 48개월 이상의 프로그램관리 경험이 있어야 한다.
PMI 프로그램관리 표준서의 프로그램관리 핵심 성과 도메인은 <그림 2>에서 보는 바와 같이 ⓵ 프로그램 전략연계, ⓶ 프로그램 편익관리, ⓷ 프로그램 이해관계자 참여, ⓸ 프로그램 거버넌스, ⓹ 프로그램 생애주기 관리로 나누어 볼 수 있다. 프로그램관리 성과 도메인의 주요 내용은 다음과 같다.
⓵ 프로그램 전략연계 도메인: 프로그램 비즈니스케이스, 프로그램 헌장, 프로그램 로드맵, 환경평가, 프로그램 리스크관리전략
⓶ 프로그램 편익관리 도메인: 편익식별, 편익분석 및 기획, 편익인도, 편익이전, 편익지속
⓷ 프로그램 이해관계자 참여: 프로그램 이해관계자 식별, 분석, 참여기획, 참여, 의사소통
⓸ 프로그램 거버넌스 도메인: 프로그램 거버넌스 실무, 프로그램 거버넌스 역할, 프로그램 거버넌스 설계 및 구현
⓹ 프로그램 생애주기 관리: 프로그램 생애주기, 프로그램 활동 및 통합관리,
프로그램의 생애주기를 좀 더 세부적으로 살펴보면 정의단계, 인도단계, 종료단계로 나뉜다. 프로그램 생애주기별로 프로그램 주요활동은 다음과 같다.
○ 프로그램 정의단계 활동: 프로그램 구상 활동, 프로그램 기획단계 활동
○ 프로그램 인도단계 활동: 프로그램 변경 감시 및 통제, 프로그램 의사소통관리, 재무관리, 정보관리, 조달관리, 프로그램 품질보증 및 품질통제, 프로그램 자원관리, 프로그램 리스크 감시 및 통제, 프로그램 일정 감시 및 통제, 프로그램 범위 감시 및 통제
○ 프로그램 종료 단계 활동: 프로그램 재무 종료, 프로그램 정보 보관 및 이전, 프로그램 조달 종료, 프로그램 자원 이전, 프로그램 리스크관리 이전
3.2 영국 AXELOS MSP(Managing Successful Programme)
영국 정부에서 개발하여 AXELOS사를 통해 전 세계에 보급하고 있는 프로그램관리 지침서는 MSP((Managing Successful Programme)이다. 2011년 4판에 이어 9년만인 2020년 하반기 변화하는 프로젝트 환경과 그동안의 실무사례를 반영하여 내용을 대폭 개편하여 출시하였다. 관련 자격증은 MSP foundation과 MSP Practitioner가 있다. Practitioner 자격시험을 위해서는 Foundation Certificate가 필수조건이다.
MSP의 내용은 <그림 3>과 같이 원칙(Principles), 주제(Themes), 프로세스(Processes)의 구조로 구성되어 있다[2].
원칙 (Principles)
1) 목적으로 리드하라 (Lead with purpose): 원하는 결과를 구상하고 전달
2) 경계를 넘어 협력하라 (Collaborate across boundaries): 효과적인 조직간 거버넌스 촉진
3) 애매모호함을 다루어라 (Deal with ambiguity): 의사결정과 관련된 리스크를 이해
4) 우선순위를 정렬하라 (Align with priorities): 새로운 정보와 긴급한 변화에 적응
5) 다양한 스킬을 적절히 적용하라 (Deploy diverse skills): 작업의 변화하는 요구사항을 충족
6) 측정 가능한 이익/혜택을 실현하라 (Realize measurable benefits): 일관된 조직기능을 설계하고 제공
7) 속도와 가치를 제공하라 (Bring pace and value): 프로그램관리에 대한 투자를 이해관계자에게 정당화
주제 (Themes)
1) 거버넌스 (Governance): 프로그램 조직 구성 및 역할과 책임 관계를 명확히 하고, 이해관계자를 식별하고 참여시키는 방법, 커뮤니케이션을 계획하고 효과적으로 전달하는 방법
2) 디자인 (Design): 프로그램의 최종 상태가 명확하고, 이점(benefit)과 위험(risk)이 이해되도록 프로그램을 설계하는 방법, 목표운영모델(target operating model)을 만들고 현재와 미래상태의 차이를 이해하는 방법
3) 타당성 (Justification): 자금과 자원의 투자가 돈의 가치(value for money)를 보장하는지 확인하고, 이해관계자에게 원하는 가치 혜택과 경제성 및 실현 가능성의 균형을 유지하는 방법
4) 구조 (Structure): 가장 효과적인 방법으로 관련 프로젝트 및 기타 작업을 계획하고, 조직이 미래상태로 전환하고 혜택을 얻을 수 있도록 최상의 전달 속도를 보장하며, 인력, 시설과 장비를 포함하는 자원의 선택과 투입이 최적화되도록 함.
5) 지식 (Knowledge): 프로그램을 통해 지식을 획득하고 사용하는 방법, 지식과 경험을 사용하여 교훈을 배우고 지속적인 개선의 문화를 구축, 데이터 및 자료의 무결성, 버전 관리 및 엑세스 제어, 프로그램 관련 정보관리
6) 검증 (Assurance): 프로그램의 위험요소를 관리하면서 목표를 달성할 수 있도록 투명성과 역량을 제공하는 보증 방법
7) 의사결정 (Decisions): 프로그램 수명주기 전반에 걸쳐 다양한 지점에서 통제된 접근방식에 의해 의사결정을 내리는 방법
프로세스 (Processes)
1) 프로그램 정의 (Identify the programme): 프로그램에 대한 동인 및 타당성을 분석하여 투자조직의 전체 전략과 일치하고 가치 있는 투자를 제공할 가능성이 있는지 확인
2) 성과 설계 (Design the outcomes): 프로그램을 자세히 계획하기 전에 프로그램의 비전, 이점, 위험 및 현재 상태와 미래상태 간의 차이를 포함하여 목표운영모델을 수립
3) 진행 계획 (Plan progressive delivery): 필요한 기능을 달성하고 이점을 실현하기 위한 프로그램의 상세 계획 수립과 단계(tranches of delivery and landing points) 정의
4) 기능 제공 (Deliver the capabilities): 프로그램 진행을 감독하고, 수정조치를 취하여 관련 프로젝트 및 기타 작업이 적절하게 수행되도록 함
5) 성과 이전 (Embed the outcomes): 투자조직이 새로운 작업방식을 채택하고, 혜택실현에 대한 변경 수행, 운영조직으로의 전환계획 관
6) 새로운 정보평가(Evaluate new Information): 고품질의 최신 정보와 의사결정 지원 정보 제공
7) 프로그램 종료 (Close the programme): 제어된 방식으로 프로그램을 종료함으로써 투자조직이 실현되는 이익을 극대화할 준비가 되었음을 보장
4. 프로그램관리 적용사례
국제적으로 수행한 프로그램관리의 주요 적용사례를 살펴보면 영국의 런던올림픽과 중동의 KAEC(King Abdullah Economic City) 도시건설사업, 세계 주요 7개국이 참여하여 유럽에서 진행한 거대과학 연구개발사업(국제핵융합실험로:ITER), 파나마 운하 확장 공사, 런던 Tideway Lee 터널 등이 있다[3, 6]. 국내의 대표적인 종합사업관리(Program management) 적용사례는 인천국제공항 건설사업, 4대강 살리기 사업, 평택 미군기지 이전사업, 세종시 행정 중심 복합도시 건설사업, 새만금 개발사업 등이 있다[4, 5]. 이처럼 프로그램 관리방법을 적용한 사례를 보면 대부분 정부 주도 국책사업 및 국제적 협력이 필요한 대규모 건설사업에 적용된 것을 알 수 있다.
한편, MSP 5th(2020)에서는 프로그램관리 적용사례로 은행 규정준수 및 적응성 프로그램(Bank compliance and adatability programme), 자선조직 재정비 프로그램(Charity organizational realignment programme) 등과 같은 경영관리 분야의 사례를 소개하고 있다.
5. 프로그램관리 방법은 경영관리 분야에도 적용이 가능하다.
우리나라에서 프로그램관리를 경영관리 분야에 적용한다면 어떠한 분야에 적용할 수 있을까? 공공기관에서는 기관장의 임기 3년 주기로 기관운영계획을 수립하여 추진하고 그 결과를 보고하여 평가를 받는다. 이 기관운영계획이 프로그램의 특성을 모두 갖추고 있어서 프로그램관리 기법의 적용이 가능하다. 3년간의 장기사업이고, 조직의 모든 부서가 관련되어 있으며, 상호 관련된 여러 단위 프로젝트와 기타 운영업무로 이루어져 있으며, 개별과제의 산출물보다는 종합적인 기관의 고유 미션과 R&R을 달성하는지에 대한 조직의 성과(outcome)와 이익(benefit)이 중요하기 때문이다. 공공기관 운영계획의 세부항목들을 살펴보면 <표 1>과 같다.
이외에도 공공연구기관에서는 연구사업계획(5~6년)을 추진하여 기관 고유의 임무를 달성하는 것을 목표로 하는 장기연구개발사업이 있다. 또한, 정부 R&D 사업으로 추진되는 대형국책연구개발사업 등이 있다. 이와 같은 여러 기관 및 조직이 관련된 대형 장기연구개발사업도 상위레벨에서의 프로그램관리 기법의 적용을 검토해 볼 필요가 있다. 한편 대학의 정부재정지원사업도 이와 같은 특성이 있으므로 프로그램관리 기법의 적용이 가능하다.
6. 결론
COVID-19 상황으로 대변되는 급변하는 환경 하에서 조직에서 경험하는 변화의 속도와 규모는 계속해서 증가하고 있다. 조직은 생존과 번영을 위해 환경변화에 대응하는 능력을 지속적으로 향상해야 한다. 조직이 생존하기 위해서는 예상치 못한 것에 대해 더 잘 인식하고 준비해야 한다. 이를 위해 프로그램관리를 도입 적용해 보는 것이 방법이 될 수 있다[2].
프로그램관리는 프로젝트가 단위 과제의 산출물(outputs)에 초점을 맞추는 것과 달리 여러 조직에 걸쳐서 수행되는 상호 관련된 프로젝트와 기타 업무들을 통합 조정하여 조직의 본질적인 성과(outcomes)와 혜택(benefits)을 추구하는 것이다. 조직의 고유 미션과 성과 달성을 위해서는 프로그램관리가 필요하다.
우리나라에서 프로그램관리 방법은 이미 건설관리 분야에서 활용되고 있지만, 적용사례에서 살펴본 바와 같이 외국에서는 경영관리 분야 등 다양한 분야에서 프로그램관리 기법이 적용되고 있다. 경영관리 분야에서의 적용 가능성은 먼저 대학과 공공기관의 정부재정지원사업과 평가 관련 업무에 적용할 수 있음을 확인할 수 있었다. 다른 여러 분야서도 좀 더 적극적으로 프로그램관리 방법을 활용하여 조직의 성과 창출은 물론 관리역량의 향상에도 기여할 수 있기를 기대해 본다.
[필자소개]
최학순: 현재 PM경영 파트너스 대표/컨설턴트 및 PMI 한국챕터 교육위원회 위원으로 활동하고 있으며,
Project Management 방법론을 활용하여 대학 및 공공기관의 사업성과관리 및 전략수립/경영혁신 분야의
경영자문컨설팅을 수행하고 있다.
[참고문헌]
[1] PMI, 프로그램관리 표준서(The Standard for Program Management) 4판
[2] AXELOS(2020), MSP((Managing Successful Programme) 5th
[3] 윤은상(2020), 해외의 종합사업관리 적용사례, 건설관리
[4] 권오경(2012), 통합사업관리(Program Management) 이해 및 적용사례, 건설관리
[5] 최재현(2020), 글로벌 선진기업의 프로그램관리 전략, 건설관리
[6] Bill van Wagenen(2017), International Correspondence Committee, KICE