PMO가 인재 파이프라인을 구축할 수 있는 방법
PMO, Talent Management 17 November 2022
프로젝트 관리 사무소(이하, PMO)가 전략적 가치를 극대화하려면 적절한 스킬을 갖춘 인력이 필요하다. 그러나 PMI와 PwC의 2022년 보고서에 따르면, 33%의 회사들이 PMO에 필요한 파워 스킬을 가진 프로젝트 전문가들을 채용하는 것이 과제라고 말한다.
변화에 대비하고 미래지향적인 PMO를 개발하려면 조직은 강력한 기술 스킬을 보유해야 할 뿐만 아니라 관계를 구축하고 명확하게 커뮤니케이션하며 DNA에 내재된 협업을 할 수 있는 전략적 사고를 가진 인재를 고용, 개발 및 보유해야 한다. 그런 종류의 초능력은 간단히 실현되는 것이 아니므로, 기업들은 PMO 팀원들이 행동할 준비가 되어 있고 성장을 위한 명확한 경로를 구체화하기 위해 그들의 스킬을 향상시켜야 한다. 이러한 확약(commitment)은 전사적으로 전략적 지원을 강화할 수 있다.
적절한 사례로, VCU Health는 팬데믹 기간 동안 IT PMO를 재가동했을 때 지속적인 학습에 투자하기 위한 특별 계획을 수립했다. 그러한 인재 양성 구조는 PMO 리더와 팀원들에게 성장의 길을 열어주고 PMO의 성숙도를 높이는 데 도움이 됐다. VCU Health의 PMO는 적절한 PMO 기술을 배양함으로써 조직이 보다 신속하고 효과적으로 새로운 디지털 건강 기록 시스템으로 전환하는 데 도움이 되었다. 이 프로젝트는 또한 회사가 보다 환자 중심적으로 되기 위한 사명을 완수하는 데 도움이 되었다.
NTT Data Singapore의 PMO 프로젝트 책임자인 Koh Chee Kiong은 “기술 향상과 맞춤형 직원 양성은 인재 격차를 해소하고 직원 유지율을 개선하는 강력한 방법이 될 수 있습니다. 하지만 그것이 얼마나 효과적인지는 그것이 어떻게 실행되느냐에 달려 있습니다.” 라고 말한다.
다음은 PMO가 강력하고 전략적인 자원이 되기 위한 직원들의 능력을 재구성할 수 있는 네 가지 방법이다.
1. 더 넓은 시야를 통해 후보자들을 고려하라.
프로젝트 관리자에게 이상적인 스킬의 위시리스트를 작성하는 것은 유용한 사고력 훈련이 될 수도 있지만, PMO 리더들이 비현실적인 이상향을 추구하는 자신을 발견할 수도 있다는 것을 의미하기도 한다. 두바이 시의 PMO 책임자인 Heba Al Shhehi PMP는 “완벽한” 프로젝트 관리자를 브레인스토밍하기보다는 조직과 조직의 리더십 요구사항에 초점을 맞추는 것부터 시작해야 한다고 말한다. PMO의 전략적 우선순위는 무엇인가? 현재 PMO 팀의 역량은 무엇인가? 그리고 PMO가 목표를 달성하지 못하도록 위협하는 스킬 격차는 무엇인가?
“필요한 역량을 먼저 파악함으로써 이러한 요구사항에 적합한 팀원을 선택하거나 스킬을 향상시키는 것이 훨씬 쉬워졌습니다.”라고 그녀는 말한다.
또한 기술적 스킬이나 틈새 노하우로 평가를 제한하지 마라. Kyiv 제품 디자인 에이전시인 Lazarev의 Kseniia Shyshkova는 주제 전문성은 약하지만 대인 관계 스킬이 강한 PMO 지원자가 어떻게 기술 지식을 빠르게 구축하고 PMO에 즉각적인 가치를 더할 수 있는지 직접 확인했다.
Lazarev의 프로젝트 관리 책임자인 Shyshkova는 “현실적으로 디지털 제품에 대해 처음부터 디자인 팀과 함께 일한 경험이 있는 후보는 많지 않습니다. 하지만 우리는 파워 스킬과 같은 다른 강점을 고려합니다. 부지런하고 성실하며, 업무에 대한 열정과 피드백에 대한 개방성을 갖춘 사람들은 전문적으로 스킬을 향상시키고 발전시킬 수 있으므로 그 공백을 빠르게 메울 수 있습니다.”라고 말한다.
2. 맞춤형 교육으로 성숙도를 향상시켜라.
팀 전체의 리더십 워크숍과 전략적 사고 세미나는 가치가 있지만, 훈련은 개인에 맞게 조정될 필요가 있다. 팀 멤버와 훈련의 매칭 절차를 급하게 서두르지 마라. 그 대신, 스킬 부족을 평가하거나 PMO 팀 멤버가 미래에 훨씬 더 가치있는 기여를 하는데 필요한 것을 찾아내는데 심사숙고하라.
Shyshkova는 “PMO 리더들이 기술적 스킬이든 전략적 사고이든 약점을 잘못 식별하는 것은 피상적인 평가 때문인 경향이 있습니다. 저의 주요 목적은 그들의 결점을 찾는 것이 아니라, 팀이 전문적으로 발전할 수 있도록 돕는 것입니다.” 라고 말한다.
Lazarev의 경우, PMO가 프로젝트 수익성과 성과물 품질에서 고객만족도 점수, 추가판매 건수 및 추천에 이르기까지 개인의 현재 역량을 종합적으로 분석하여 전문성 개발 계획을 수립한다.
Shyshkova는 또한 각 프로젝트 관리자의 수행능력에 대한 선별적 피드백을 요청하면서 각 프로젝트 내내 고객과 긴밀한 연락을 유지한다.
Lazarev의 팀원들은 측정 가능한 목표와 개발 기한이 포함된 개인별 성장 계획도 받는다. 목표가 달성되거나 미달하게 되면, 프로젝트 관리 책임자가 팀원들에 연락하여 자세한 일대일 통화를 통해 진행 상황과 다음 작업에 대해 논의한다.
예를 들어, 회사의 PMO가 최근 더 많은 제품 소유권 서비스를 제공하는 쪽으로 전략적 전환을 했을 때, Shyshkova는 “팀은 시장 조사 및 사용자 피드백 분석을 개선하고 협상 스킬을 개선하며 새로운 디지털 도구에 익숙해질 필요가 있다”는 걸 인식했다.
그것은 동시에 해결하기 위해 많은 것을 배우는 것이기 때문에, Shishkova는 선행단계의 스킬을 얼마나 빨리 습득했는지에 따라 프로젝트 관리자들을 학습 여정에 따라 이동시키면서 더 작은 단계로 세분화했다.
“예를 들어, 복잡한 제품 브리핑에서 프로젝트를 시작하는 것은 사고방식을 바꾸고 프로젝트 관리자들이 제품 지향적이 되도록 하는 데 도움이 됩니다. 다음으로, 우리는 디자인 팀 및 다른 이해관계자들과 협력하여 시장 조사 기술을 교육합니다. 그런 다음 선행단계의 스킬을 한번 습득하면 프로젝트 관리자가 데이터 분석을 수행합니다.”라고 그녀는 말한다.
두바이 시에서 PMO 팀원들의 역량향상을 위해 노력했을 때, Al Shhehi는 전문 교육, 인증, 프로젝트 관리 컨퍼런스, PMO 컨퍼런스, 일대일 세션, 심지어 PMO 및 PMO 팀 구성원과의 일일 코칭을 포함하는 제공안의 맞춤형 조합에 따라 진행했다.
PMO는 또한 공식적인 교육 세션과 비공식적인 동료간 학습 기회를 혼합하기 위해 PMI 아랍에미리트 지부와 협력했다. 그녀는 이 모든 것이 “유용하고 효과적”이었다고 말한다. 이는 팀원 개개인이 가장 적절하고 보람있는 작업을 하도록 유도되었기 때문이다.
3. 멘토링 매칭시키기
브라질 São José dos Campos의 Johnson & Johnson PMO 책임자인 Bruno Riéra는 “회사가 세계 최고의 훈련을 도입할 수 있지만, 시니어 직원과의 실천적 코칭은 PMO의 지속적인 개선을 보장하는 가장 좋은 방법입니다.”라고 말한다.
그는 PMO 인재 육성을 위한 멘토십의 가치를 홍보하는 데 있어서 혼자가 아니다. Metro Trains 멜버른에서 PMP이자 PMO내 프로젝트 관리자인 Ignacio Inchausti는 PMO 팀의 몇몇 주니어 멤버들의 적극적인 멘토이며, 그는 종종 “젊은 전문가들과 경험과 지식을 공유하는 것이 얼마나 가치가 있는지를 느낍니다.”라고 말한다. “멘토링이 가시적인 교육 아이템과 조직에 도움이 되는 현장 교육을 제공한다는 것은 의심의 여지가 없습니다.”
Shyshkova는 멘토와 멘티를 짝지어 줄 때 “후배 프로젝트 관리자의 약점과 경험이 풍부한 멘토의 최대 강점이 매칭될 수 있도록” 한다. 예를 들어, 새로 채용한 직원이 며칠 만에 기술적인 스킬을 갖게 됐으나 잘 어울리지 못하는 경우가 있다면, 팀에서 가장 네트워킹을 잘하는 멤버를 멘토로 매칭시켜라.
Lazarev에서는 프로젝트 관리자들이 PMO 리더와 과제에 대해 논의하도록 권장한다. 하지만 대화는 여기서 끝나지 않는다. 과제가 해결되면 프로젝트 관리자는 사례 연구를 작성하여 워크숍에서 팀에게 제시한다. 이는 심리적 안전성을 높여 팀 멤버의 역량을 강화하는 데 도움이 되는 연습이다. “PMO 팀에서 지식을 공유한다는 것은 실수와 불확실성을 편안하게 보여주고 실패를 공유하고 질문하는 것을 두려워하지 않는다는 것을 의미합니다.”라고 그녀는 말한다. “연습은 정말로 최고의 선생님이며, 우리는 사례 연구가 우리가 시도한 가장 효과적인 전문성 개발 기법 중 하나라는 것을 발견했습니다.”
그녀는 워크숍 과제가 팀원들 사이에 더 많은 신뢰를 쌓는 데 도움이 되고, 팀원들이 미래의 과제가 발생할 때 더 많은 작업을 수행할 가능성이 높아진다는 것이 보너스라고 말한다. 그것은 팬데믹이 회사의 직접적인 연결을 제한한 이후로 특히 도움이 되었다.
4. HR을 전략적 파트너로 만들기
Chee Kiong은 자격증과 지속적인 교육 과정을 통해 새로운 스킬과 능력을 습득하는 속도를 높일 수 있지만, “사람들은 업무량 때문에 일상 업무에서 시간을 빼앗는 것을 일반적으로 꺼립니다.”라고 말한다. 강력한 교육 지원을 받는 조직에서도 이러한 서비스에 대한 등록은 상당히 낮을 수 있다는 걸 그는 확인해 왔다.
그것이 교차기능협업이 실질적인 차이를 만들 수 있는 이유이다. PMO 리더들은 프로젝트 관리 과정의 등록금 상환이나 애자일 훈련과 같은 회사 혜택을 이용할 수 있다는 것을 정기적으로 홍보하는 것을 검토해야 한다. 또한 이러한 교육이 일상적인 업무부하에 어떻게 적용될 수 있는지에 대해 팀원들에게 솔직하고 투명하게 설명하고 필요에 따라 팀 전체를 조정해야 한다. 동시에 인사부서 리더들은 전달 교육과 같은 후속 활동을 장려하기 위해 추가 인센티브를 제공하는 아이디어에 대해 생각해 볼 수 있다.
HR과의 파트너십을 통해 PMO 교육 모듈이 전사적으로 광범위한 지원을 받을 수 있도록 함으로써 인지도와 참여도를 높일 수 있다. 예를 들어, Chee Kiong은 자격증 프로그램이 직원의 스킬을 향상시키지만, 그러한 프로그램은 종종 활용도가 낮다고 말한다. 그러나 HR은 PMO와 협력하여 이 패러다임을 전환시킬 수 있다. “일회성 포상이나 월간 스킬 수당과 같은 인센티브 제도나 승진 가점제 등으로 설정되면, 선견지명이 있는 사람들은 관련 교육을 개인 개발 계획에 포함시킬 가능성이 높습니다.”라고 그는 말한다.
전략적 이점을 제공하는 탄력적인 PMO를 지속적으로 개발하고 성장시키기 위해서는, 현재의 프로젝트 성과와 참여도를 높이는 것에서 시작하여, 장기적인 인재 확보와 새로운 기술에 있어서 미래지향적 사고방식을 지속적으로 발전시켜야 한다.
Inchausti는 “PMO에서의 전문성 개발은 개인과 조직이 함께 추는 춤과 같습니다.”라고 말한다. “만약 그들이 적극적으로 참여하고 합의하에 움직인다면, 개인과 조직 모두에게 이익이 될 수 있습니다.”
번역 : 도서번역출판위원회 오 기석
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