[21년 4월 칼럼] 프로젝트 관리에서의 교훈 활용
1. 들어가는 말
우리나라는 조선 시대 1592년~1598년 기간 중 임진왜란을 겪었습니다. 왜란 후에 유성룡 선생은 징비록(懲毖錄)을 쓰셔서 임진왜란을 당한 교훈을 남기셨습니다. 그러나 30년도 지나지 않아 1627년에 정묘호란, 1636년에 병자호란을 연거푸 겪어야 했습니다.
아무리 훌륭한 교훈도 되새겨 실행하지 않으면 의미가 없다는 것을 깨우쳐 주는 역사입니다. 프로젝트의 정의와 특징을 살펴보면 전쟁은 국가의 존망을 건 프로젝트라고 할 수 있습니다. 가장 심각한 프로젝트인 전쟁의 교훈이 제대로 활용되지 못한 역사를 되새기면서 프로젝트 관리에서 교훈의 작성 및 활용에 대해서 논의해보고자 합니다.
2. 용어의 정의
사전에서 한글 「교훈(敎訓)」은 “앞으로의 행동이나 생활에 지침이 될 만한 것을 가르침 또는 그런 가르침[2]”으로, 영어 「Lesson」은 “미래 유사한 상황에서 더 낫게 행동하는 방법을 가르쳐 주는 경험[3]”으로 풀이하고 있습니다. PMBOK(2017)[4]에서는 「Lessons Learned」라는 용어를 사용하고 있으며, “프로젝트를 수행하는 과정에서 습득한 지식으로 과거에 프로젝트 사건을 처리한 방법 또는 향후 성과개선 목적으로 따라야 할 처리 방법을 제시하는 것”으로 정의하고 있고, PRINCE2(2017)[5]에서는 「Lessons」로 사용하면서 “잘 된 것, 잘못된 것, 그리고 회사, 사업관리 또는 고객 고려사항에 대한 권고 사항에 대한 검토”라고 설명하고 있습니다.
이러한 설명들을 요약하면 교훈은 “경험으로부터 알게 된 것으로서, 다음에 일어날 수 있는 상황에 적용할 수 있는 방법이나 고려사항”이라고 이해할 수 있을 것이며, 본 글에서는 이 정의에 따라 논의할 것입니다.
한 번 경험하게 되면 다음에 더 잘하게 되는 것은, 인식했든 안했든 전 번의 경험을 통해 교훈을 얻은 것이라고 할 수 있습니다.
3. 지침 및 연구 논문 등에 설명된 교훈 고찰
가. PMBOK에 설명된 교훈
모든 조직은 「조직프로세스자산(OPAs : Organizational Process Assets)」을 갖고 있으며, 여기에 교훈이 포함됩니다. 그리고 이러한 조직프로세스자산들은 「조직지식저장소(Organizational Knowledge Repositories)」라고 하는 영역(가시적인 문서고일수도 있고, 데이터베이스와 같은 전산 매체일 수도 있음)에 저장됩니다.
수많은 프로젝트 활동에서 식별되는 투입물과 산출물에 프로젝트 문서가 있으며, 이 중에 「교훈관리대장(교훈등록부로 표현할 수도 있음(Lessons Learned Register)」이 포함되어 있어서 모든 활동들이 교훈관리대장을 활용하고, 활동이 끝나면 활동 경험을 기초로 교훈관리대장을 갱신(Update)해야 합니다.
따라서 교훈은 프로젝트가 끝날 때 비로소 형성하는 것이 아니라, 프로젝트 초기부터 모든 활동을 거치면서 반복적 연속적으로 작성해야 하는 것입니다.
프로젝트의 초기에는 이미 종결된 다른 프로젝트의 교훈을 사용하며, 프로젝트 활동을 해 나아가면서 리스크를 회피/완화하고, 실수를 줄이고, 효율성과 효과를 제고하기 위하여 앞 활동의 교훈을 활용해야 합니다. 모든 프로젝트 활동들은 이러한 활동을 해야 하며, 특히 「프로젝트 통합관리」 영역의 「프로젝트 지식관리」 활동의 핵심이 교훈의 관리와 활용입니다. 종료 단계가 되면 조직프로세스자산을 최종적으로 갱신하면서 프로젝트 전반에서 습득한 교훈과 지식 등을 향후 프로젝트에서 활용할 수 있도록 지식저장소의 하나인 「교훈저장소」로 이전시켜야 합니다. 프로젝트가 끝나면 다른 문서들은 창고에서 잠잘 수 있겠지만, 교훈저장소에 저장된 교훈은 쉬지 않고 다음 프로젝트에 영향을 미쳐야 합니다.
교훈관리대장의 내용은 과제, 상황 설명(상황에 관련된 영향 포함), 문제점, 실현된 리스크(기회와 위협), 권고 또는 제안사항 등을 포함할 수 있다고 설명하고 있습니다.
나. PRINCE2에 설명된 교훈
지침의 서두에 “프로젝트 팀은 경험으로부터 배우며, 교훈은 프로젝트 전 기간 중에 걸쳐서 발견, 기록되고 실행된다.”고 선언하며, “프로젝트를 수행하는 모든 사람은 누가 무엇을 해줄지 기다리지 말고 교훈을 찾아봐야 하는 책임이 있다.“고 강조하고 있습니다.
프로젝트 초기엔 이전의 프로젝트 「교훈보고서(Lessons Report)」를 이용하여 「교훈대장(Lessons Log)」을 생성하며, 모든 활동 단계에서 교훈대장을 이용하여 교훈보고서를 업데이트하여, 최종에는 다음 프로젝트로 이관해야 합니다.
교훈대장의 주요 내용으로서 “사건, (긍정적/부정적) 효과, 원인/촉발 요인, 징후 존재 여부, 사전에 리스크로 식별된 여부, 권고사항” 등을 포함해야 합니다.
다. 관련 연구 검토
애브라모비치(1999)는 일부 회사가 교훈을 회사 비밀로 숨기려 하지만, 이를 공개해야 사람들이 배울 수 있다고 역설하면서, 교훈이 사용되는 방법을 다음과 같이 제시하고 있는데[6], 이는 교훈의 용도라고도 할 수 있습니다.
• 새로운 프로젝트 착수 시 관련된 교훈의 최대 활용. 경영진은 프로젝트 팀이 기존의 교훈을어떻게 적용했는지 확인할 필요가 있음
• 단계화되는 프로젝트에서 이전 단계의 교훈 검토로 실수 반복 방지
• 리스크 영역 및 완화 방법 식별 시 교훈 사용
• 훈련 시 교훈 사용으로 간접 경험 기회 부여
• 지속적인 개선을 위하여 교훈 사용
즉 교훈은 고객을 위한 것이라기보다는 프로젝트 팀 및 회사를 위한 것으로 이해할 수 있습니다. 이어서 그는 표면화되지 않는 개인적 교훈 습득 방법을 회사 차원에서 교훈 수집 → 처리 → 전파 절차를 구축하기 위한 노력을 기울일 필요가 있다고 강조하였습니다.
그가 언급한 개인적 교훈 습득은 “경험”이란 말로 바꿀 수 있을 것입니다. 모든 개인은 실수한 것, 잘못한 것 들을 반성하여 다음 기회엔 더 나은 행동과 조치를 하려고 애씁니다. 그래서 경험자는 전문가로 대우받을 수 있는 경지에 오릅니다. 이러한 내재적 과정을 조직 차원에서 제도화시키면 그 조직은 강력한 프로젝트 수행 능력을 보유하게 될 것입니다.
뒬걸러와 네그리(2016)는 지식관리 차원에서 교훈의 발전 과정을 다음과 같이 제안하였습니다[7].
수집 → 우선 순위화 → 문서화 → 교류 → 동화(同化, 이해 및 적용)
즉 교훈은 프로젝트에 참여하는 모든 사람과 관계된 사건들(events)로부터 나오므로 이들을 조사하여 정리하고, 의견을 수렴하며, 얻어진 결과를 모두에게 적용하는 과정을 거쳐야 함을 강조하고 있습니다.
로위(2008)는 교훈의 관리 및 활용을 위해서 아래와 같이 권고하였습니다[8].
• 프로젝트 개시 시 이전 프로젝트의 교훈 검토
• 프로젝트 기간 중 다양한 시간에 교훈 회의 실시
• PM이 아닌 다른 사람이 교훈 회의를 진행하도록 함.
• 교훈 회의 시 토의를 위한 개방형 질문(상대방이 갖고 있는 지식이나 감정으로 완전하게(길게) 대답을 하도록 질문하되, 대답을 유도하지 않음[9])
• 실시간 교훈 작성에 필요한 시간 부여
• 일관성을 위한 템플릿 사용
• 프로젝트 문제의 근본 원인 분석 및 적절한 자료를 활용한 해결책 구현
• 교훈을 저장하는 저장소(데이터베이스)엔 키워드 검색 기능 필요
• 리스크 계획 수립 시 교훈 사용
• 지도부의 관심과 참여
실제로 프로젝트 관리자(PM)는 프로젝트가 정상에서 벗어나는 문제점을 파악하고, 더 효율적인수행 방법을 찾기 위해 노력합니다. 이러한 무형적인 노력을 업무적인 프레임워크로 구성하는 것이 교훈 관리(생성으로부터 활용에 이르는 활동)라고 할 수 있을 것입니다.
4. 교훈에 대한 인식
홉스와 오브리(2010)는 2005~2010년 기간 중 전 세계 PMO(Project Management Office)를 대상으로 조사 연구하여 PMO의 기능을 27개로 식별하였는데, 프로젝트 교훈 데이터 관리의 중요도는 23위에 그쳤습니다[10].
이지은과 정석(2012)의 연구[11]를 보면, 조선 시대에 이루어진 「화성성역사업(1794~1796)」에서 프로젝트관리 프로세스의 대부분이 진행되었는데, 아쉽게도 「예전 프로젝트 교훈 검토」는 이루어지지 않았습니다. 현대에 시행된 화성복원정화사업(1975~1979), 화성문화재수립사업(1988~2000)에서도 예전 프로젝트 교훈 검토 작업은 시행되지 않은 것으로 조사되었습니다.
프로젝트관리 지침들이 교훈의 작성/형성 및 활용에 상당한 관심을 보이고 있는데 반해, 실제에서는 교훈을 어떻게 관리 및 활용하고 있는지 살펴보고자 설문 조사를 하였습니다. 시간 제약으로 필자와 같은 분야에서 활동하시는 44 명의 의견을 수집하였는데, 일종의 임의 표본이므로 대한민국 프로젝트관리자들을 대표할 수는 없겠지만 경향을 추정할 수는 있다고 판단되어 조사 결과를 분석하여 제시합니다. 의견을 보내주신 분들은 PMP, 국내 자격인 ITPM, 경영 컨설턴트, 연구기관 소속 또는 프리랜서로 활동하시는 연구원 등이고, 건설 토목 제조업 등의 분야에 계신 분들은 많지 않습니다.
먼저 교훈 활용 경험을 조사한 결과 [그림 2]와 같이, “가끔” 응답 비율이 45%, “거의/전혀 없음” 응답 비율이 32%로서 현재 프로젝트관리 전반에서 교훈 형성 및 활용은 제대로 이루어지지 않고 있는 것으로 볼 수 있습니다. 교훈 활용을 어렵게 하는 사유들을 상정하여 질의하면서 다수항 응답을 요청한 결과 [그림 3]과 같은 분포를 확인하였습니다. 대부분 분들이 2~3개의 사유를 선정해 주셨습니다.
특정 사유에 집중되지 않은 것으로 볼 때, 교훈 업무를 의식적으로 도외시한다기보다는 무관심한 것이 아닌가 하는 추정이 됩니다.
바쁘다는 응답이 21%되는 것과, 교훈의 가치가 저조하거나 차후 재사용 필요가 없다(불필요)는 비율의 합이 20%에 달하는 것으로 보아서, 교훈의 가치를 체험하지 못하고 있다는 현실을 인식 할 수 있겠습니다. 자료부족 사유가 14%인 것은 교훈 정립에 무관심한 상태에서 프로젝트관리를 진행한 결과로 보입니다.
고객 미요구 18%, 헌장등에 미규정 18%인 것들을 볼 때에, 프로젝트의 목적이 고객 요구 충족인 만큼, 고객이 요구하지 않은 작업을 할 필요가 없을 수 있겠지만, 교훈은 고객 요구 만족보다는 프로젝트 진행과 차후 프로젝트에 더 도움이 된다는 것을 인식하지 못하고 있는 것으로 해석할 수 있겠습니다. 과오 노출 기피 사유도 9%에 이르는 것으로 보아서 문화적인 요인도 작용하는 것으로 볼 수 있겠습니다.
이번 조사 결과를 통해 지침에서 강조하는 것만큼 현실에서 실행되지 못하고, 프로젝트관리 실무에서 생각보다 더 큰 문제가 있음을 확인하게 되었습니다.
5. 교훈 활동을 위한 제언
PRINCE2에서 “프로젝트 팀은 경험으로부터 배우며, 프로젝트 수행자 모두는 교훈을 찾아봐야 하는 책임이 있다.”고 강조한 것과, 애브라모비치(Abramovici)가 교훈 사용 방법(용도)를 제시한 바와 같이 교훈은 고객보다는 프로젝트팀 자체를 위해서 중요한 것이라고 인식해야 합니다. 프로세스 활동의 정교화 못지않게 교훈이 중요함을 인식해야 하겠습니다.
교훈 내용의 대부분은 잘못된 일에 대한 반성과 개선방안이므로, 교훈 내용을 기록하다보면 ‘누구’의 과오를 언급할 수 있고, 그 ‘누구’가 프로젝트팀의 구성원일 수 있으므로, 기록의 기피가 일어날 수 있습니다. 작성된 교훈 내용이 상벌의 근거가 되지 않도록 하고, 교훈이 객관적인 위치에서 기록될 수 있도록 하는 조치가 필요하고, ‘그 자리에 가면 나도 그랬을 수 있다.’고 서로 이해해 줄 수 있는 문화적 환경을 조성해야 하겠습니다.
PMBOK은 실현된 리스크(기회와 위협)를, PRINCE2는 사전에 리스크로 식별된 여부를 포함하도록 권고하고 있는데, 교훈이 발생하는 장소/시기는 대부분이 리스크와 관련이 있기 때문입니다. 따라서 교훈 수집/정립/도출 등의 활동은 리스크관리와 같이 이루어질 수 있도록 통합하는 것이 좋겠습니다. 리스크관리자들이 여러 가지 상황들을 관찰하면서 리스크 발생 및 변화를 파악할 때 동시에 교훈의 가치를 판단하여 교훈 관리대장을 작성하는 것이 좋겠습니다.
각 활동에서 교훈의 가치가 있는지 판단하는 것이 쉽지는 않으므로 [표 1]과 같이 리스크와 관련된, 간단한 고려사항으로 선택해서 교훈 관리대장에 기록하고, 추후 본격적인 분석의 자료가 될 수 있도록 하는 것이 현실적일 것입니다.
PMBOK이나 PRINCE2에서 교훈 관리대장에 포함될 항목을 제시하고 있고, 활동 내용에 따라 다양한데, 요구사항을 단순화해서 작성에 부담을 주지 않아야 합니다. 사이먼과 얀센(2011)이 제시한 교훈 입력 양식[12]을 참고하여 아래와 같은 양식과 예를 제안합니다. 이 기록은 정기/임시 회의 회의록을 검토할 때 동시에 작성되어야 망각하지 않고 쉽게 작성될 수 있을 것입니다.
사업의 종료 단계가 되면 등록대장 기록 사항들을 종합하고 분석하며, 필요시 교훈 회의를 소집하여 검토하거나, 추가적인 의견을 듣거나, 종합적인 교훈 도출을 위한 개인 발표회를 개최할수 있습니다.
PMBOK에서는 조직프로세스자산을 중요하게 생각합니다. 프로젝트관리자(PM)는 물론 PMO는 프로젝트관리자들이 생성하는 문서들을 분류하여 조직프로세스자산에 저장하는 노력을 기울여야 합니다. 여기에서 교훈을 발췌하여 다른 프로젝트에서, 다른 프로젝트관리자들이, 또 프로젝트관리 교육에서 사용할 수 있도록 공개하고 제공하는 노력을 기울여야 합니다.
6. 마치는 말
“역사를 잊은 나라(민족)에게 미래는 없다.”는 격언이 있습니다[13]. 이것은 나라, 민족 뿐 아니라 프로젝트팀에도 적용될 수 있는 가르침이라고 생각합니다.
교훈은 “미래에 적용해야 할 역사”라고 할 수 있습니다. 개인이 발전하기 위해서 축적된 경험을 활용하는 것이 중요한 만큼, 조직-프로젝트팀이 발전하기 위해서는 교훈을 축적하고 활용하는 것이 중요합니다.
교훈의 가치를 재조명하고, 간단한 방법을 제안하였는데 이를 효과적으로 적용할 수 있기를 바랍니다.
[필자소개]
김 익현 / PMP, 경영학박사, 경영지도사
현, PMI한국챕터 교육위원회 위원
관심분야 : 프로젝트관리, Simulation, 인공지능, 중소기업 컨설팅 등
[참고문헌]
[1] 그림 출처 : http://www.emuseum.go.kr/, 2021.4.5. 검색
[2] https://ko.dict.naver.com/, 2021.4.5. 검색
[3] https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/lesson, 2021.4.5. 검색
[4] PMI, 프로젝트관리지식체계 지침서(한글판), 709쪽, 2017.
[5] AXELOS, Managing Successful Projects with Prince2, 302쪽, 2017.
[6] Abramovici, A., Gathering and using lessons learned. PM Network, 13(10), 61–63, 1999.
[7] Dülgerler, M. &Negri, M., Lessons (Really) Learned? How to Retain Project Knowledge and Avoid Recurring Nightmares: Knowledge Management and Lessons Learned. Paper presented at PMI® Global Congress 2016—EMEA, Barcelona, Spain, 2016
[8] Rowe, S. F., Applying lessons learned. Paper presented at PMI® Global Congress 2008—Asia Pacific, Sydney, New South Wales, Australia, 2008.
[9] http://www.mediacollege.com/journalism/interviews/open-ended-questions.html, 2021.4.5. 검색
[10] PMI한국챕터 역, PMO 이해를 위한 탐구, PMI한국챕터, 2012; 원저 : Brian Hobbs & Monique Aubry, The Project Management Office: A Quest for Understanding, PMI, 2010.
[11] 이지은, 정석, 역사문화환경 보전사업에 대한 프로젝트관리 적용 평가 연구: 화성을 대상으로, 국토연구 제75권, pp87~103, 2012.12.
[12] Symon, S. & Jansen, M., Integrating lessons learned throughout the product development process. Paper presented at PMI® Global Congress 2011—North America, Dallas, TX. Newtown Square, 2011.
[13] https://namu.wiki/w/역사를잊은민족에게미래는없다, 2021.4.11. 검색