[22년 6월 칼럼] 프로젝트 실행순서 및 관리원칙
1. 들어가는 말
우리나라 속담에 “바늘허리에 매어 못쓴다.”는 말이 있다. 실을 바늘귀에 꿰어야 바느질을 할 수 있는데 급하다고 바늘허리에 실을 묶어 놓으면, 겉으로는 바늘과 실이 결합된 것으로 보여도 바늘이 옷감 안으로 들어갈 때 실이 따라 들어가지 못한다. 이것은 아무리 급해도 순서가 있어야 함을 가르치는 말이다.
프로젝트관리자(Project Manager: 이하 PM으로 표현)는 프로젝트 목표를 달성할 책임자이다. 겉으로 잘 드러나는 PM의 활동은 프로젝트의 시작으로부터 종료까지 활동들의 순서들을 구성하고 일정과 연계하여 적절히 실행되도록 관리하는 것이다. 그런데 프로젝트관리지식체계 지침서(PMBOK Guide) 제 7판이 나오면서 프로젝트 실행 순서 적용 방법이 크게 달라짐에 따라 혼란이 예상된다.
지침서 제 6판에서는 PM이 기술적 측면, 전략적 측면, 리더십 측면의 역량을 균형 있게 발휘하도록 강조하였는데, 지침서 제7판에서는 PM 뿐 아니라 프로젝트 진행에 영향을 미치는 프로젝트관리팀, 프로젝트 팀, 스폰서 등의 기능에서 이행해야 할 프로젝트 원칙을 폭넓게 설명하고 있다. 즉 PM의 개인 역량 발휘보다는 프로젝트 관리원칙의 철저 이행이 강조되고 있다.
본 칼럼은 지침서 제6판의 내용을 재검토하고, 제7판의 설명들을 정리하여 프로젝트 실행 순서를 가시화하고, PM이 프로젝트 실행을 위해 수행해야 할 기능적 역할을 재정립해 보고자 한다[1].
2 프로젝트 실행 순서
프로젝트 실행과 관련하여 습관적으로 사용하는 용어이지만 의미가 조금씩 다르기도 하고, 지침서 제7판에 새로 제시된 용어도 있어서 우선 이를 정리해 보고자 한다.
PMBOK Guide 제7판을 기준으로 영문판의 낱말과 한글판에 번역된 낱말을 차례로 제시한다.
∙ Process : 프로세스(사전적 의미는 특정한 결과를 달성하기 위한 과정 또는 제조공장 등에서 수행되는 공정(工程)) : 직접적인 정의는 없으나 ‘단계’보다는 작은 규모로서 무엇을 입력하여 기술 및 도구를 사용하여 출력물을 산출하는 활동의 단위로 이해할 수 있음
∙ Cadence : 케이던스(사전적 의미는 악곡의 마침부분, 규칙적인 맥박, 운율 등) : 프로젝트 전반에 걸쳐 수행되는 활동들의 규칙적인 반복(Rhythm) 예를 들어 인도 케이던스는 프로젝트 인도물들의 시기 및 빈도를 의미함. PMBOK에 애자일 방법론이 들어오면서, 프로젝트 기간 중 산출물을 여러 번에 걸쳐 인도할 필요성이 커짐에 따라 케이던스라는 개념이 도입된 것으로 생각됨. 프로젝트 단계마다 케이던스가 제대로 이행되는지 확인할 필요성이 커짐
∙ Project Phase : 프로젝트 단계 : 논리적으로 연관된 프로젝트 활동들의 집합체로서, 각 단계는 한 가지 이상의 인도물이 완성되면서 끝남
∙ Project Life cycle : 프로젝트 생애주기 : 시작부터 종료까지 프로젝트가 거쳐 가는 일련의 단계들실제 프로젝트를 수행할 때 개별 낱말의 이해에 대해 구성원들 간 불일치가 있으면 의사소통의 장애가 일어날 수 있다.
PMBOK Guide 제 6판까지는 [그림 1]과 같이 5개의 프로젝트관리 프로세스 그룹을 설정하고 순서대로 실행되도록 흐름도를 설정하여 각 프로세스 그룹의 하위 프로세스들에서 수행해야 할 활동들을 자세히 설명하였다. 이에 따라 PM들은 이러한 프로젝트 실행 순서를 적용하기 위해 노력해 왔다.
[그림 1] 프로젝트관리 프로세스 그룹의 흐름도
PMBOK Guide 제 7판에서 프로젝트관리 프로세스 그룹을 부정하지는 않았다. 다만 하위 프로세스들에 대한 설명을 생략하고 위상을 낮춤으로써 과거와 같이 각 프로세스 그룹에서 처리해야 할 세부적인 프로세스는 PM의 재량으로 넘겨졌다.
PMBOK Guide 제 6판에서도 프로세스 그룹이 프로젝트의 단계는 아니라고 하였다. 프로세스 그룹의 흐름만 보면 경우에 따라 중첩 및 환류(Feedback)되기도 하지만 대체로 [그림 1]의 순서대로 일어난다. 이러한 과정은 한 단계 내에서도 일어날 수 있다. 이 개념은 제7판에서도 동일하다.
PMBOK Guide 제 7판에서는 우선 개발 방식의 종류를 [그림 2]와 같은 스펙트럼으로 설명하고 있다. 예측형(Predictive)은 과거 폭포수(Waterfall) 개발방법으로 불리던 방식이고, 적응형(Adaptive)은 애자일(Agile) 방식에 해당한다. 적응형으로 갈수록 반복(Iteration) 또는 증분(Increment) 단계가 많아지는데, 반복은 방법을 달리 하여 여러 번 시도하는 경우이고, 증분은 부분적인 성과를 쌓아가는 방법이다.
[그림 2] 프로젝트 개발방식
단계 유형과 단계의 수는 여러 변수에 따라 달라지지만 전형적인 예는 아래의 [그림 3]과 같으며 이 순서는 예측형 개발방식에 적용할 수 있다.
[그림 3] 제7판에 제시된 프로젝트 생애주기 단계
[그림 4] 증분을 사용하는 적응형 개발방식의 생애주기 단계
다수의 증분을 사용하는 적응형 개발방식에서의 단계는 위의 [그림 4]와 같다.
기존의 프로젝트 프로세스 그룹은 생애주기의 각 단계에서 다 적용될 수 있고, 프로젝트 전체를 대상으로 적용할 수도 있다. 그러므로 예를 들면 구축 단계 내에서 착수로부터 종료 프로세스 그룹을 다 적용할 수 있고, 타당성(실행가능성으로 번역할 수 있음) 확인 단계엔 착수 및 기획 프로세스 그룹을 적용하고, 설계부터 배포 단계엔 실행 및 감시통제 프로세스 그룹을 적용하고, 종료 단계엔 종료 프로세스 그룹을 적용할 수 있다.
과거에 프로젝트 의뢰자는 프로젝트가 종결되어야 산출물을 인도받을 수 있었지만, 미래의 프로젝트는 단계가 끝날 때마다 인도물이 제공됨으로써 프로젝트 의뢰자는 프로젝트의 진행을 알기 쉬워지고 중간 인도물의 임시적인 사용도 가능해진다.
[그림 5] KSA ISO 21500에 제시된 프로세스 그룹 상호작용
PMBOK Guide 제7판의 서문에서는 과거 판본들의 가치를 인정하며, 제7판의 내용을 강화한다고 설명한다. 그렇다면 PM은 제6판, 제7판을 같이 놓고 활용해야 하는가? 그럴 수 있을 것이다. 그런데 ISO 21500과 이를 번역하여 국가표준으로 채택한 KSA 1SO 21500(2018.11.12. 재확인) 프로젝트관리지침이 현재 유효하며, 그 가운데 [그림 5]는 프로세스 그룹을 적용하는 핵심 개념이다[2]. 공식적으로는 KS 규격과 제7판의 내용을 적용하고, 과거의 내용은 참고한다고 설정하는 것이 적절할 것이다.
3. 프로젝트 실행을 위한 관리원칙
PMBOK Guide 제7판의 서문에서 프로세스 기반에서 원칙 기반으로 바뀌었다고 선언하였다. 이 원칙들은 PM이 홀로 준수해야 할 것이 아니며, 프로젝트에 관련되는 모든 인원이 준수해야 할 사항들이다. 프로젝트 실행 순서를 준수하고, 실행의 효율성을 높이는 데 도움이 되는 원칙 요소들을 발췌하여 열거한다.
- “스튜어드(Steward: 청지기, 한글판에서 ‘관리자’로 번역하고 있는데, 프로젝트관리자와 혼동 우려, 주인으로부터 위임받음의 의미가 강함) 되기” 원칙 : 프로젝트 목적에 순종하여 프로젝트팀 구성원에 대한 배려와 관심으로 협력적인 동기부여를 일으킨다[3].
- “협력적인 프로젝트 팀 환경 형성” 원칙 : 프로젝트 팀으로부터 프로세스에 대한 동의를 받는다.
- “이해관계자와의 효과적인 교류” 원칙 : 일정과 계획에 대한 정보와 의견을 교류함으로써 프로젝트 일정 추진을 위한 무리한 조치나 비효율성을 방지한다.
- “가치 중점” 원칙 : 예상되는 가치를 극대화할 수 있도록 진행되는지 수시 평가한다.
- “시스템적 사고” 원칙 : 프로젝트 진행에 영향을 미치는 인과관계를 파악함으로써 장애요인을 발견하고 사전 조치한다.
- “리더십 행동 보여주기” 원칙 : PM 뿐만 아니라 스폰서, 이해관계자, 경영진, 프로젝트 구성원 등 모두가 프로젝트에 도움이 되는 리더십을 보여 줄 수 있다고 본다. 리더십은 권한(Authority) 행사가 아니라 동기를 부여하고 영향을 미치는 활동이며, 상황에 따라 다양하게 나타난다. 모든 관계자가 리더십을 발휘하여 능동적인 참여를 이끌어 낸다. 특히 중요한 리더십 기능을 아래와 같이 발췌하였다.
◦ 프로젝트에 필요한 자원 및 지원 찾기
◦ 프로젝트 진행의 장애 극복
◦ 책임을 맡아 해내는 화합하는 프로젝트 팀 구축
◦ 프로젝트 생애주기 동안 변경 관리 및 변경에 적응
◦ 실수 인정 및 실패로부터 학습하는 조치 – 다음 프로세스 수행 효율 증대
- “상황에 따른 조정” 원칙 : 프로젝트의 고유한 특성을 고려하여 방식을 조정한다.
- “복잡성 탐색” 원칙 : 불확실성과 모호성을 발견하여 처리한다.
- “리스크 대응 최적화” 원칙 : 리스크를 발견하는 노력을 기울이고, 리스크 담당자를 지정하고, 관련된 인원과의 동의를 통해 리스크의 악영향을 제거 또는 최소화한다.
- “적응성 및 복원력 수용” 원칙 : 새로운 사고와 방식을 수용하고, 내•외부 이해관계자가 참여할 수 있도록 투명하게 실행하고, 실패 발생 시 구성원들이 반복하지 않도록 교훈을 활용한다.
4. 프로젝트 실행을 위한 PM의 기능적 역할
PM은 프로젝트의 성격에 따라 프로젝트의 진행 단계를 구성하고, 전체적으로 또한 각 단계별로 프로세스 그룹별 활동을 적용할 수 있도록 한다.
PMBOK Guide 제7판에서 제시하는 관리원칙들은 프로젝트에 참여하는 구성원 및 이해관계자가 모두 능동적으로 기울여야 할 노력이며, 여기에 적합한 리더십은 PM 혼자의 역량이나 노력이 아니고, 모두의 역량과 노력을 결집시킬 수 있는 분산리더십이다[4].
PM은 권한을 내세워 통제하지 말고,
◦ 정보 공유를 통해 프로젝트 진행 상황을 투명하게 하고,
◦ 적절한 위임과, 동기부여로 자발적 참여를 유도하고,
◦ 각자가 리더십을 발휘할 수 있는 분위기를 조성하고 격려하며,
◦ 적극적인 의견 수렴 자세를 보임으로써 지속적인 상승효과를 가져 오도록 한다.
5. 결론
PMBOK Guide 제7판은 프로젝트 단계 적용의 융통성을 높이고, PM 위주의 프로젝트관리에서 모두가 참여하는 프로젝트관리로 전환한 것으로 판단된다. Guide의 구성이 크게 변화하여 과거에 공부한 PM들에게 당혹스러운 면이 있으나, 새로운 시각으로 읽어보면 어렵지 않게 적응할 수 있을 것으로 믿는다.
[참고문헌]
[1] PMI(2017), 프로젝트관리 지식체계 지침서 제6판, PMI(2021), 프로젝트관리 지식체계 지침서 제7판을 종합 검토함
[2] 기술표준원(2018), KSA ISO 21500, 프로젝트관리 지침
[3] 스튜어드십에 대해서는 2022년 5월 칼럼 “스튜어디십의 이해(최학순)”를 보아 주세요
[4] 분산리더십에 대해서는 2021년 6월 칼럼 “변화에 적응하는 PM의 리더십(안지혜)”를 보아 주세요
필자 : 김 익현
- PMP, 경영학박사, 경영지도사
- 대한민국 육군 중령 전역 (2007년)
- 현) 21세기군사연구소(사) 책임연구원 (2007~)
- 현) 리얼타임비쥬얼(주) 기술연구소 수석연구원 (2009~)
- 현) PMI 한국 챕터 교육위원회 위원 (2020년~)
- 관심분야 : 프로젝트관리, Simulation, 인공지능, 중소기업 컨설팅 등
Leave a Comment