미래를 위한 하이브리드 업무공간 구축
Change Management, Communications Management, Lessons Learned
전염병이 발생하기 훨씬 전에, 캐나다의 Fraser 보건 당국은 근무지를 변혁해야 할 필요성을 인식했다. 수년간 회사 임원들은 임대 비용을 억제하고 새로운 업무 방식에 맞게 물리적 공간을 조정하는 방법을 고민했다. 그러나 코로나 바이러스와 관련된 폐쇄로 인해 전 세계의 조직들이 하룻밤 사이에 원격 업무를 마스터하게 된 후, 이어진 전환(pivot)은 Fraser 보건 당국의 계획을 가속화 시켰다.
그 비전은 건강한 일과 삶의 균형을 촉진하고 조직이 보다 효율적으로 사용할 수 있는 사무실 공간을 재구상하고 미래 발전에 도움이 되는 하이브리드 환경을 조성하는 것이다. 다른 조직들이 여전히 핫 데스킹*과 VPN에 대해 고민하고 있는 동안, Fraser 보건 당국은 2020년 5월에 CA $45,000의 전략적 이니셔티브를 시작했다.
(*핫 데스킹 : 지정되지 않은 근무장소를 사용하는 것으로, 부서, 직급과 관계없이 모든 직원이 원하는 때에 사용할 수 있는 업무 공간)
캐나다 브리티시 컬럼비아주 Surrey소재 Fraser 보건 당국의 시설 관리, 프로젝트 및 계획 담당 이사 Larry Hard는 “COVID는 분명히 이 프로젝트를 매우 극적인 방식으로 전면에 내세운 사건이었습니다. COVID는 이상적인 업무 환경이 어떻게 보이는지와 그것이 장기 임대 전략에 미치는 영향을 우리가 어떻게 정의하는지 다시 생각해 볼 수 있는 드문 기회를 제공했습니다.” 라고 말한다.
2021년 4월, PMP를 보유한 Martine Janicki 박사는 공간 관리 부서의 첫 번째 매니저가 된 후, 기존의 워크스테이션, 개인 및 공유 사무실, 회의실이 밀접하게 혼합된 HQ 공간의 구현을 담당하게 되었다. 하지만 그녀의 팀은 그것을 실현하기 위한 시간이 5개월 밖에 없었다.
“모든 부서에 필요한 공간을 준비하고 계획하고 제공할 시간이 거의 없었습니다.”라고 Janicki는 말한다.
공유된 경험
변경 이니셔티브는 모든 직원 및 업무 방식의 모든 측면에 영향을 미치므로, 공간 관리팀 구성원은 요구사항을 유연하게 충족할 수 있는 기준을 마련하기 위해 이해관계자의 개입을 반으로 줄였다. 그들은 정량적인 설문조사와 직접 세션들을 통해 44개 부서의 상급 리더들로부터 피드백을 수집했다. 이러한 통찰력을 통해 프로젝트 리더는 적절한 스토리지를 유지하면서 협업 향상 및 새로운 업무 스타일 촉진 요청과 같은 부서의 니즈에 맞게 공간을 조정하는 방법을 확실히 이해할 수 있었다.
이러한 요청이 기능적 혜택으로 전환될 수 있도록 하기 위해, 공간 관리 팀은 가구 공급업체, IT 전문가, 변경 관리 컨설턴트 등 외부 전문가와 협력할 수 있는 광범위한 네트워크를 구축했다. 이 팀은 모두 1,315대의 표준 워크스테이션을 새롭게 포맷하고, 640개의 보관 캐비닛을 용도 변경하며, 153개의 회의실을 개조해야 했다.
이 범위에는 COVID-19 안전 프로토콜에서 영감을 받아 최소 거리가 6ft.(1.83m) 떨어져 있도록 워크스테이션을 수정하거나 제거하는 것이 포함되었다. 팀은 또한 일부 개인 사무실에서 가상 미팅을 수행하기 위해 현장에서 일하는 사람들의 필요에 따라 예약할 수 있는 공간으로 개조했다.
Janicki는 “개방형 사무실에서 전화 통화는 인근 직원들에게 상당히 방해가 됩니다. 따라서 개인에게 할당된 개인 사무실에서 다수의 사람들이 음향 프라이버시의 혜택을 받을 수 있는 공유 상태로 전환한 것은 큰 이점이 되었습니다.”라고 말한다.
하이브리드로 전환 중 협업을 극대화하기 위해 팀은 공간 내에 44개의 “이웃”을 별도로 만들었다. 현장에 있어야 하는 직원은 책상을 배정받았고, 다른 직원은 사무실로 근무하러 오는 날에 온라인 시스템을 통해 책상을 예약할 수 있게 혼합형 업무 공간을 구현했다.
민첩한 움직임
그러나 이러한 변화를 마무리 짓는 것은 시간이 오래 걸리고 쉽지 않았다. 우선 순위가 바뀌고 공공 보건 및 안전 권고 사항이 끊임없이 바뀌는 가운데, “상급 임원들로부터 받은 정보에 기반한 공간 요구사항은 높은 수준의 불확실성이 있었습니다. 공간 매핑은 끊임없이 변화하는 상태에 있었습니다.” 라고 Martine은 말한다.
결국, 공간 관리팀은 프로젝트 리더들이 요구사항을 확정하고 모든 변경 사항을 이행할 수 있도록 이해관계자의 요청 마감일을 설정했다.
그러나 여전히 필요에 따라 전환할 수 있어야 하는 방해 요소가 있었다. 예를 들자면, 조직의 인력 구성이 빠르게 진화하고 있었다. 팀은 계획을 완전히 검토하기 전에 인원수가 변동되었다는 것을 알기 위해 사이트 맵을 하나 작성해야 했다.
Janicki는 “일부 팀이 급격히 성장하고 있다는 것이 바로 드러났습니다. 할당된 공간이 현장에서 업무를 완벽하게 지원하지 못했기 때문에 공간 할당은 여러 번 조정되어야 했고, 지금도 계속됩니다.” 라고 말한다.
수많은 요구가 팀을 압도하거나 프로젝트를 일정에 차질을 빚지 않도록 프로젝트 리더들은 명확한 변경 요청 프로세스를 수립하여 팀원들이 중요한 제안들을 신속하게 평가, 승인 및 구현할 수 있도록 지원했다. 직원들은 신속하게 새로운 시스템에 “공간 확장에 대한 많은 요청”과 관련된 테스트를 했다고 Janicki는 말한다. “직원들과 리더들이 공간을 공유하고 책상을 놓기가 어렵다는 것이 명백해졌습니다.”
지속적 영향
비록 전염병으로 인해 많은 변화가 있었지만, 프로젝트 리더들은 장기적인 관점의 씨앗을 뿌리고 유지하기 위해 사전 예방적 사고방식으로 나아갔다.
예를 들어, Janicki는 “변혁 프로젝트에 대한 사람들 측면에서의 지원”을 위해 변경 관리 컨설턴트에 의존했다. 하향식 지원은 채택을 추진하는 데 있어 중요한 미션이었다. 관리에 대한 노력의 일환으로 프로젝트 팀은 스폰서와 협력하여 조직의 전무이사에게 공유 공간 모델 프레젠테이션을 두 번 진행했다. 이는 C레벨 임원들이 어떻게 주요 변경 에이전트가 되고 전사적인 참여를 촉진할 수 있는지를 보여 주는 것이다.
Harder는 “우리 팀은 이러한 긴급한 문제를 실시간으로 해결하는 데 훌륭한 성과를 거두었으며, 지속적인 영향을 미치고 있습니다. 이것이 가능했던 주된 이유는 임원 수준에서의 지원과 긴급 프로젝트가 제공하는 약간의 자유로움 때문이었습니다.” 라고 말한다.
옴니채널 커뮤니케이션 계획의 일환으로 프로젝트 리더들은 프로젝트의 전략적 비전을 강조했다. 또한 이러한 변화가 모든 직원에게 협업, 생산성 및 참여도를 향상시키며 어떤 혜택을 줄 수 있는지를 보여주는 방식으로 요구사항을 설명했다. 이 팀은 이메일, 비공식 회의 및 대규모 타운홀 미팅을 통해 모든 사람이 정보를 검토하고 질문에 대한 후속 조치를 취할 수 있는 충분한 시간을 갖도록 했다. 이 팀은 또한 하이브리드 업무 스타일, 공간 지침, 예약 시스템 교육 비디오 및 FAQ에 대한 기본 정보를 공유하는 회사 인트라넷 페이지를 만들었다. 그리고 사람들이 새로운 공간을 사용하기 시작하자, 팀은 즉각적인 문제 해결을 위해 적극적으로 피드백을 받았다.
“우리는 장기적인 혜택 중 하나가 직원 유지와 매력으로 Fraser 보건 당국이 브리티시 컬럼비아의 다른 보건당국보다 더 나은 고용주가 되기를 희망합니다.”라고 Janicki는 말한다.
프로젝트를 예정대로 완료한 후, 이 팀의 성공은 캐나다의 다른 의료 기관들에게 본보기가 될 것이다. Fraser 보건 당국은 2021년 9월, 3일 연휴기간 동안에 하이브리드 전환을 공식화한 이후 공간 관리 이니셔티브를 통해 얻은 교훈을 Vancouver Coastal Health, Vancouver Island Health, Provincial Health Services 및 Alberta Health와 공유하고 있다.
Harder는 “재무 및 생산성 이점이 빠르게 실현되었으며, 다른 조직이 관심을 가지기를 바랍니다.”라고 말한다.
그러나 업무 공간 적응에 대한 니즈는 끝나지 않을 것으로 보인다. 그렇기 때문에 이 팀은 프로젝트 회고의 일환으로 향후 업무 환경을 개선하는 데 도움이 될 수 있는 통찰력을 얻기 위해 문서를 계속 선별하고 있다고 Janicki는 말한다.
“Fraser 보건 당국에서 새로운 업무 스타일의 본질을 포착하여 조직의 학습과 가치를 통합한 접근 방식을 계속 유지하고 싶습니다.”
번역 : 도서번역출판위원회 차 철영
Leave a Comment