리스크 관리에 대한 재고

 펜데믹은 조직의 시스템에 대한 궁극적인 충격이었고 프로젝트 리더가 모든 규모의 리스크에 대해 사전에 계획하는 방법을 재정의했다. 하지만 예상치 못한 상황에 대비해야 하는 팀의 필요성은 여전하다. 지정학적 불안과 공급망 혼란 속에서 조직의 사각 지대가 프로젝트를 방해할 수 있다는 우려가 여전히 마음에 남아 있다.

 세계경제포럼(World Economic Forum)의 2022년 글로벌 리스크 보고서(Global Risks Report 2022)에 따르면 기업 및 정부 지도자의 42%가 향후 3년 동안 변동성과 놀라움이 지배할 것이라고 생각한다. 그리고 이러한 위협은 장기적인 결과를 초래할 수 있다.

 여기에 적절한 예가 있다. 유럽 우주국(European Space Agency)은 러시아의 우크라이나 침공으로 프로젝트 파트너인 러시아의 로스코스모스 우주국과의 관계를 중단한 후 첫 화성 탐사선의 2022년 발사 계획이 최소 4년 연기될 것이라고 밝혔다. 이러한 연기는 또한 과학자들이 임무의 궁극적인 결과인 중요한 연구 데이터를 기다리게 만들 것이다. 한편, 공급망 장벽으로 인해 남아프리카에서 태양광 발전소 프로젝트의 시작이 늦어졌다. 잠재적인 프로젝트 후원자들은 태양광 패널 운송 비용 상승으로 이 지역에서 보다 지속 가능한 에너지를 구축하려는 계획을 보류했다.

 PMI-PBA, PMI-RMP, PMP이자 Concrete Plus, Cairo의 프로젝트 및 운영 이사인 Mohamad ElHelaly는 “리스크 관리에 대한 접근 방식이 전 세계적으로 바뀌었습니다.”라고 말한다.

 하나의 이벤트가 예산, 일정 및 수익에 연쇄적인 영향을 미칠 수 있다는 점을 인식하고 프로젝트 리더는 국내외에서 수많은 시나리오를 예상하고 계획해야 하며 그 어느 때보다 사전 예방적이어야 한다. ElHelaly는 “상황이 나빠질 때까지 리스크 관리 구현을 기다리면 안됩니다.”라고 말한다.

 프로젝트 리더가 변동성과 불확실성의 세계에서 리스크 관리를 재고하는 방법은 다음과 같다.

충격 요소 줄이기

 리스크 관리를 강화하기 위해 프로젝트 리더는 프로세스를 강화하고 평가의 격차를 표시하며 워크숍을 촉진해야 한다. 이러한 단계는 팀들이 최악의 시나리오 이벤트를 미리 해결하는 데 도움이 되며 프로젝트가 끝없는 캐치업(catch-up)의 반복으로 전환될 가능성을 제한한다.

 뮌헨 린데 엔지니어링(Linde Engineering)의 프로젝트 관리자이며 PMI-RMP, PMP인 Ernest Seto는 “리스크 관리에 더 중점을 둘수록 리스크가 구체화될 때 더 쉽게 관리할 수 있습니다.”라고 말한다. “미확인된 리스크가 현실화되더라도 리스크 관리에 집중하는 팀은 리스크에 대응할 수 있는 마인드와 방법론, 경험이 있을 것입니다.”

 이제 팀은 프로젝트 기획의 전반부에 더 많은 시간을 할애하고, 알려지지 않은 위협에서 상상할 수 없는 위협까지 다양한 위협을 평가하여 보다 강건한 리스크 등록부를 구축해야 한다. Seto에게 이는 리스크 검토 피드백을 제공하는 이해관계자의 수를 확장하는 것을 의미한다. 예를 들어, 공급업체, 파트너, 고객 및 공급망 컨설턴트를 참여시키면 리스크 분석에 대해 더 깊이 파고들고 리스크 노출 평가를 개선하는 데 도움이 된다.

 Seto는 “팬데믹이나 기후 관련 이벤트와 같은 리스크는 알려지지 않은 리스크이기 때문에 관리하기 어렵습니다.”라고 말한다. “그러나 보호를 제공할 수 있는 견고한 계약 및 구매 주문을 작성하는 데 시간을 보내는 것과 같이 이러한 리스크에 대한 노출을 최소화할 수 있는 방법은 항상 있습니다.”

 해외 프로젝트를 추진할 때 Seto는 엔지니어링, 조달 및 건설(EPC) 계약자가 해당 지역에 대해 더 잘 알고 현지 자원 및 인력에 접근할 수 있는 현지 건설 회사와 파트너 관계를 맺을 가능성이 더 높다고 말한다. 회사는 합작 투자 또는 컨소시엄 계약의 형태로 리스크를 공유할 수 있다. 이러한 유형의 파트너십에서 EPC 계약자는 리스크 노출을 최소화할 수 있다. 이러한 계약 외에도 프로젝트 리더는 프로젝트 제안 단계에서 계약자 또는 공급업체와 의향서 서명과 같은 신중하고 세부적인 계약 초안을 작성하여 가격 상승 리스크를 최소화할 수 있다.

 Seto는 “새로운 COVID-19 물결의 영향을 받을 수 있는 특정 상품의 조달 및 배송 일정에 비상 사태를 추가할 수 있습니다.”라고 말했다. “또한 리스크 대응 계획의 일부로 보호해야 하는 모든 필수 조항이 계약에 포함되도록 하는 데 더 많은 시간을 할애합니다.” 이 시나리오에서 프로젝트 리더는 계약 모델을 일시불에서 비용 상환으로 변경할 수도 있다.

 다른 조직과 팀도 프로세스를 조정하고 있다. 가격 변동성의 영향을 완화하기 위해 Clune Construction의 프로젝트 리더는 고객이 계약 제안을 수락할 수 있는 엄격한 절차를 설정했다. 시카고 Clune의 전무 이사인 Chris Redpath는 잠재적인 건강 위협과 관련된 규정 변경 또는 새로운 요구사항과 같은 예상치 못한 환경에 대한 완화를 위한 계약 언어를 추가한다고 말했다.

 Redpath는 “공급망이나 노동 문제로 인해 일정에 영향을 미칠 수 있는 일정, 상품 가격 및 비용에 대한 추가 설명을 포함하고 있습니다.”라고 말한다.

 PMI-RMP, PMP이자 프로젝트 및 리스크 컨설턴트인 GleeYM, Toronto의 Yasir Masood는 기존의 리스크 완화 노력을 자세히 살펴볼 필요도 있다고 말한다. Masood는 마인드 맵, 영향도 및 의사 결정 나무와 같은 문서를 지원하는 리스크 등록부를 개발한다. 그는 또한 다양한 시나리오, 특히 알려지지 않은 리스크를 평가하기 위한 분석인 “What if?”분석을 수행한다.

 올해 PMI의 Risk Management Professional(PMI-RMP)® 인증 시험을 업데이트하기 위해 위원회에서 활동한 Masood는 “내 목표는 모든 이해관계자가 리스크 등록부를 간단하고 쉽게 이해할 수 있도록 하는 것입니다.”라고 말한다. “사람들은 리스크 등록부에 정보를 추가하려고 하고, 특히 최고 경영진과 직접 관련되지 않은 사람들이 리스크 등록부를 검토할 때 그 추가된 정보들은 혼란을 야기합니다. 그래서 내 목표는 조직의 모든 사람들이 언어와 맥락을 이해할 수 있도록 간단하고 핵심을 유지하는 것입니다.”

스마트 솔루션 추구

 혁신을 지향하는 프로젝트 리더들도 리스크를 식별하고 완화하기 위한 기술에 눈을 돌리고 있다. 명확한 패턴을 설정할 수 있는 편향되지 않은 데이터에 의존함으로써 팀은 문제에 사전에 플래그를 지정하고 올바른 위협에 대해 계획하고 있다는 확신을 얻을 수 있다.

 예를 들어, Aecom은 영국의 홍수 리스크를 평가하기 위해 드론과 수상 항공기를 사용한다. 이 도구를 사용하면 엔지니어링 회사에서 데이터를 더 빠르고 자주 수집하여 팀이 사전에 리스크를 파악할 수 있다. Boeing에서는 고급 분석(advanced analysis)을 통해 팀이 모든 단계에서 잠재적인 안전 문제를 표시할 수 있다. 팀은 제조에서 항공기의 생애 성능에 이르기까지 모든 것에 대한 데이터를 캡처한다.

 시애틀 Boeing의 항공우주 안전 분석 부사장인 Vishhwajeet Uddanwadiker는 “데이터를 총체적으로 살펴보면 건초 더미에 바늘을 꽂는 접근 방식이 아니라 상관 관계와 인과 관계를 드러낼 것”이라고 말했다. “노이즈 속에서 올바른 신호를 식별하는 것이다. 우리는 시스템 엔지니어링 및 도메인 지식을 고급 분석과 결합하여 안전 리스크를 모델링한다.”

 자동화 도구는 게임 체인저이기도 하다. 팀이 가능한 리스크에 대해 더 많은 데이터를 생성하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 프로젝트 리더가 전략적 결정을 내리는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있다. 예를 들어 Halliburton은 AI와 머신 러닝을 사용하여 반복 가능한 모델을 생성하고 통찰력을 얻어 석유 및 가스 산업 이니셔티브에 대한 리스크를 매핑한다.

 AI와 머신 러닝은 특히 인프라 또는 환경 프로젝트 중 공급망 중단 리스크를 평가하는 데 도움이 될 수 있다고 Masood는 말한다. 그러나 그는 프로젝트 리더에게 봇(bots)을 맹목적으로 따르지 말라고 경고한다. 그들은 이러한 통찰력과 인간의 입력 및 분석의 균형을 맞춰야 한다.

 Masood는 “프로젝트는 사람을 위한 것이며 사람이 관리합니다.”라고 말한다.

 AI 및 기타 기술 도구가 생산성을 극대화하고 프로젝트를 개선하는 데 사용되는 것은 좋은 일이지만, 변화를 싫어하는 많은 사람들은 편향되어 기술을 실패하게 만드는 방법을 찾다가 결과적으로 비용 초과 및 지연을 초래한다고 Masood는 말한다. 그 외에도 AI는 프로젝트를 지연시키거나 중단시킬 수 있는 압력을 가할 수 있는 권한이 있는 주요 이해관계자의 귀중한 피드백을 설명할 수 없다. 소프트웨어는 팀이 사용 가능한 데이터를 기반으로 파이프라인 또는 철도 경로를 선택하는 데 도움이 될 수 있지만 AI 기반 결정은 커뮤니티 구성원과 정부 및 규제 기관의 피드백을 기반으로 거부되거나 변경될 수 있다.

 Masood는 “따라서 의사결정 할때 사람과 AI 사이의 균형이 중요합니다.”라고 말한다.

기대와 책임 확대

 모든 이해관계자 사이에서 리스크 인식이 깊고 광범위하게 실행되도록 하려면 프로젝트 리더가 전체 프로젝트 생태계가 리스크 레이더를 주시하고 있는지 확인해야 한다. 이는 중요한 발전이며 모든 이해관계자가 놀라움을 예상할 수 있도록 근면을 강화해야 한다는 압력을 가중시킨다.

 Redpath는 리스크 관리에 대해 교차 기능 팀을 유지하려면 모든 수준의 업계 파트너와 강력한 의사소통이 필요하다고 말한다. 제조업체와 공급업체는 예상 리드 타임과 잠재적 문제를 식별하고 프로세스에 대한 명확한 그림을 그리는 데 도움을 줄 수 있다. 이러한 공급업체 부품의 출처를 알고 가끔 현장을 방문하면 프로젝트 리더가 명확성을 얻고 진행 상황을 확인하는 데 도움이 된다.

 “이 정보를 바탕으로 우리는 고객에게 정기적인 업데이트를 제공하고 잠재적인 문제에 플래그를 지정하고 기대치를 설정할 수 있습니다. 필요한 경우 공급망 변수가 더 적은 대안을 찾을 수도 있습니다.”라고 그는 말한다. “모든 직원이 시장에서 일정한 템포을 유지하는 것이 우리의 목표입니다.”

 Redpath의 팀이 고객에게 책임을 묻는 또 다른 방법은 의사결정에 엄격한 기한을 부과하고 시행하는 것이다. Redpath는 “이렇게 하면 고객이 팀에 시기적절한 방향과 답변을 제공해야 하는 부담이 가중되지만 궁극적으로는 일정에 도움이 됩니다.”라고 말한다.

 다른 고려 사항도 있다. 프로젝트 리더는 모든 리스크 관리 구조가 민첩성을 높이고 혁신에 보조를 맞추려는 조직의 요구를 억누르지 않도록 해야 한다.

 Riyadh의 Saudi Post and Logistics 프로그램 관리자인 Nahlah Alyamani는 “과거와 현재에 대한 가용한 지식을 결합하여 더 나은 미래를 만들고 불확실성을 극복하기 때문에 민첩하고 혁신적이게 되는 것은 리스크 관리의 일부가 되어야 합니다. 프로젝트 팀에 흡수되려면 조직 전체에 걸쳐 광범위하게 발생해야 합니다.”

 리스크와 민첩성을 결합하는 한 가지 방법은 무엇인가? ElHelaly는 리스크 등록부가 살아있는 문서이어야 하며, 새로운 정보로 지속적으로 수정되어야 하며 리스크 관리 업데이트는 “단 5분 동안이라도” 모든 프로젝트 회의에서 핵심이 되어야 한다고 말한다. 리스크 분석을 조정함으로써 프로젝트 리더와 팀은 영향을 제한하기 위해 방향을 전환하고 대응할 수 있다. ElHelaly는 “적절한 리스크 관리에는 민첩성이 포함됩니다.”라고 말한다.

 민첩성에 대한 요구는 고객, 공급업체, 클라이언트 및 파트너를 비롯한 외부 이해관계자에게까지 확대된다. 그렇기 때문에 프로젝트 리더는 파트너가 주요 중단 가능성을 인식하고 리스크를 적극적으로 식별 및 검토해야 할 필요성을 이해해야 한다.

 ElHelaly는 “모두가 리스크 관리를 더 심각하게 받아들이고 있습니다. 우리는 공급업체가 특정 분야의 시장 상황과 리스크를 어떻게 보는지에 대해 문의하거나 전문 컨설턴트로부터 가격 개발 연구를 받는 데 더 많은 투자를 할 수 있습니다.”

 프로젝트 리더가 예상치 못한 상황에 지속적으로 대비하고 있으므로 프로젝트 기획에는 팀이 필요에 따라 유연하게 조정하고 예산 및 일정에 대한 원치 않는 영향을 완화할 수 있는 강력한 리스크 관리가 포함되어야 한다.

 Seto는 “지금은 프로젝트 팀과 조직 전반에 걸쳐 리스크 관리에 대한 문화와 사고 방식을 개발하고 리스크 프로세스를 주도할 수 있는 경험많은 프로젝트 관리자 또는 리스크 관리자를 확보해야 할 때입니다.”라고 말한다. “균형을 달성하고 가치를 제공하기 위해 조직 및 프로젝트에 맞게 리스크 관리를 조정하는 것도 중요합니다.”